แจกแนวข้อสอบภาค ข เจ้าพนักงานธุรการ พร้อมเฉลย

ระเบียบงานสารบรรณ
1. ประวัติย่อ
พ.ศ. 2496 จัดร่างระเบียบงานสารบรรณเป็นครั้งแรก โดยมีพลเรือเอกหลวงชลธาร พฤติไกร เป็นประธานคณะกรรมการ แบ่งเป็น 3 ตอน ตอนแรก ว่าด้วยการรับเสนอส่ง และระบบการเก็บค้น ประกาศใช้เมื่อ 1 มกราคม 2497 ตอนสอง ว่าด้วยแบบหนังสือในราชการ และมาตรฐานกระดาษ แบบพิมพ์ ประกาศใช้เมื่อ 1 มกราคม 2497
ตอนสาม ว่าด้วยหลักงานสารบรรณทั่วไป ระบบการเก็บต้นแบบดัชนีการออกแบบบัตร ให้เหมาะสมกับงาน เพื่อหาตัวเลขสถิติ และการเขียนกราฟ ซึ่งคณะรัฐมนตรีเห็นชอบ เมื่อ 3 มกราคม 2498 พ.ศ. 2502 ได้มีการปรับปรุงระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. 2497 และ พ.ศ. 2498 โดยคณะรัฐมนตรีมีมติเห็นชอบเมื่อ 24 ธันวาคม 2506 และมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2507
2. ความหมาย
ตามระเบียบข้อ 6 งานสารบรรณ หมายถึง “งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย” ในทางปฏิบัติ งานสารบรรณ หมายถึง “การบริหารงานเอกสารทั้งปวง ตั้งแต่ การคิด ร่าง เขียน อ่าน แต่ง พิมพ์ จด ทำสำเนา ส่งหรือสื่อข้อความ รับ บันทึก จดรายงานการประชุม สรุป ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ ทำรหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตาม และทำลาย ทั้งนี้ ต้องเป็นระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ เพื่อประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย”
3. ชนิดของหนังสือ “หนังสือ” หมายความว่า หนังสือราชการ
“ส่วนราชการ” หมายถึง กระทรวง ทบวง กรม สำนักงาน หรือหน่วยงานอื่นใดของรัฐ ทั้งในราชการบริหารส่วนกลาง ส่วนภูมิภาค ส่วนท้องถิ่น หรือในต่างประเทศ และให้หมายความรวมถึง คณะกรรมการด้วย
“คณะกรรมการ” หมายถึง คณะบุคคลที่ได้รับมอบหมายจากทางราชการให้ปฏิบัติงานในเรื่องใด ๆ และให้หมายความรวมถึงคณะอนุกรรมการ คณะทำงาน หรือคณะบุคคลอื่นที่ปฏิบัติงานในลักษณะเดียวกันด้วย หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่
1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก
3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ


หนังสือราชการมี 6 ชนิด
1. หนังสือภายนอก
2. หนังสือภายใน
3. หนังสือประทับตรา
4. หนังสือสั่งการ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานราชการ
หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก
หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
ข้อแตกต่างระหว่างหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน
หนังสือภายนอก
1. ไป-มา เป็นทางราชการ
2. ติดต่อระหว่างตำแหน่งต่อตำแหน่ง
3. ใช้กระดาษตราครุฑ (หน้า 24)
4. สภาพหนังสือผูกมัดถาวรตลอดไป
5. รูปแบบหนังสือเป็นแบบหนังสือลงนามเต็ม ฉบับ และแบบประทับตรา
6. คำขึ้นต้น ประกอบด้วย เรื่อง เรียน อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย(ถ้ามี)
7. ห้ามใช้คำย่อ อักษรย่อ ต้องใช้คำเต็มทั้งชื่อ ส่วนราชการ วัน เดือน ปี
8. คำลงท้าย ใช้ขอแสดงความนับถือหรืออื่น ๆ แล้วแต่กรณี

หนังสือภายใน
1. ไป-มา ในเรื่องราชการ
2. ติดต่อกับบุคคลผู้ดำรงตำแหน่ง
3. ใช้กระดาษบันทึกข้อความ (หน้า 25)
4. ไม่ผูกมัด เปลี่ยนแปลงได้
5. ใช้บันทึกแทน
6. คำขึ้นต้นใช้เรียน อ้างถึงหนังสือใส่ในข้อความ
7. ใช้คำย่อของ ตำแหน่ง หรือส่วนราชการ วัน เดือน ปี ได้
8. ไม่มีคำลงท้าย
หนังสือประทับตรา คือ หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบ ลงชื่อย่อกำกับตรา หนังสือประทับตราใช้ กระดาษตราครุฑ
หนังสือสั่งการ มี 3 ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ
คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย
ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ
ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้
คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ ใช้กระดาษตราครุฑ
หนังสือประชาสัมพันธ์ มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏิบัติ
แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลง เพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทาง
ราชการ หรือเหตุการณ์หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน
ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ
ประกาศ และแถลงการณ์ใช้ประดาษตราครุฑ

หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่ทางราชการทำขึ้นนอกจากที่
กล่าวมาแล้วทั้ง 5 ชนิด หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น
หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่ บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานเพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฎแก่บุคคลโดยทั่วไปไม่จำเพาะเจาะจงใช้ กระดาษตราครุฑ
รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของ ที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน ควรมีรายละเอียดดังนี้
1. รายงานการประชุม
2. ครั้งที่ประชุม
3. วัน เดือน ปี ที่ประชุม
4. สถานที่ประชุม
5. ใครมาประชุมบ้าง
6. ใครไม่มาประชุม
7.ใครเข้าร่วมประชุมบ้าง
8. เริ่มประชุมเวลาใด
9. ข้อความในรายงานการประชุม
10. เลิกประชุมเวลาใด
11. ชื่อผู้รายงานการประชุม
บันทึก คือข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการ แก่ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการ ปฏิบัติราชการใช้กระดาษบันทึกข้อความ มีหัวข้อสำคัญดังนี้
1. ชื่อหรือตำแหน่งที่บันทึกถึง
2. สาระสำคัญของเรื่อง
3. ชื่อและตำแหน่งของผู้บันทึก
หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ เพื่อ
เป็นหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพด้วย หรือหนังสือของ
บุคคลภายนอกที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่ และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว
บทเบ็ดเตล็ด เป็นส่วนที่ว่าด้วยหนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดำเนินการทางสารบรรณด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ แบ่งเป็น 3 ประเภท คือ
1. ด่วนที่สุด (ปฏิบัติทันทีที่ได้รับหนังสือ)
2. ด่วนมาก (ปฏิบัติโดยเร็ว)
3. ด่วน (ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ เท่าที่จะทำได้)
เรื่องราชการที่จะดำเนินการหรือสั่งการด้วยหนังสือได้ไม่ทัน ให้ส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสาร
เช่น โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ์ โทรศัพท์ วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน์ ผู้ส่งและผู้รับ
บันทึกข้อความไว้เป็นหลักฐาน หนังสือที่จัดทำขึ้นโดยปกติ ให้มีสำเนาคู่ฉบับเก็บไว้ที่ต้นเรื่อง 1 ฉบับ และให้มีสำเนาเก็บไว้ที่หน่วยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับ สำเนาหนังสือ ให้มีคำรับรองว่า สำเนาถูกต้อง โดยให้เจ้าหน้าที่ตั้งแต่ระดับ 2 หรือเทียบเท่าขึ้นไปซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องลงลายมือชื่อรับรอง
หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมาก มีใจความเดียวกัน ให้เพิ่มรหัสพยัญชนะ ว หน้า
เลขทะเบียนหนังสือส่งและไม่มีจุดหลัง ว ซึ่งกำหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะเริ่มตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นลำดับไป จนถึงสิ้นปีปฏิทิน หรือใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปแบบหนังสือภายนอกอย่างใดอย่างหนึ่ง
หนังสือภาษาต่างประเทศ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ
4. มาตรฐานตรา
มาตรฐานตราครุฑสำหรับแบบพิมพ์ มี 2 ขนาด คือ
1. ขนาดตัวครุฑ 3 เซนติเมตร
2. ขนาดตัวครุฑ 1.5 เซนติเมตร


5. การร่างหนังสือ
การร่างหนังสือ คือการเรียบเรียงข้อความขั้นต้นตามเรื่องที่จะแจ้งความประสงค์ไปยังผู้รับ หรือผู้ที่ต้องการทราบหนังสือนั้น ก่อนที่จะใช้จัดทำเป็นต้นฉบับ เหตุที่ต้องร่างหนังสือ เพื่อให้มีการตรวจแก้ไขให้เหมาะสมถูกต้องตามระเบียบแบบแผน เสียก่อน เว้นแต่หนังสือที่เป็นงานประจำปกติอาจไม่ต้องเสนอร่างตรวจแก้ก็ได้
หลักการร่างหนังสือ คือ ผู้ร่างจะต้องรู้และเข้าใจให้แจ่มแจ้ง แยกประเด็นที่เป็นเหตุผลและความมุ่ง
หมายที่จะทำหนังสือนั้น โดยตั้งหัวข้อเกี่ยวกับเรื่องที่จะร่างว่า อะไร เมื่อไหร่ ที่ไหน ใคร ทำไม อย่างไร เป็นข้อ ๆ ไว้ การร่างให้ขึ้นต้นเริ่มใจความที่เป็นเหตุก่อน ต่อไปจึงเป็นข้อความที่เป็นความประสงค์และข้อตกลง ถ้ามีหลายข้อให้แยกเป็นข้อ ๆ เพื่อให้จัดเจนและเข้าใจง่าย ความใดอ้างถึงบทกฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ คำสั่ง หรือเรื่องตัวอย่างต้องพยายามระบุให้ชัดเจน พอที่ฝ่ายผู้รับจะค้นหามาตรวจสอบได้สะดวก การร่างควรใช้ถ้อยคำสั้นแต่เข้าใจง่าย พยายามใช้คำธรรมดาที่ไม่มีความหมายได้หลายทาง สำนวนที่ไม่เหมาะสมสำหรับใช้เป็นสำนวนหนังสือไม่ควรใช้ควรระวังอักขรวิธี ตัวสะกด การันต์ และวรรคตอนให้ถูกต้อง ข้อสำคัญต้องระลึกถึงผู้ที่จะรับหนังสือว่าเข้าใจถูกต้องตามความประสงค์ที่มีหนังสือไป
การร่างหนังสือโต้ตอบ จะต้องร่างโดยมีหัวข้อตามแบบที่กำหนดไว้ผู้ร่างจะต้องพิจารณาด้วยว่า
หนังสือที่ร่างนั้นควรจะมีถึงใครบ้าง หรือควรจะทำสำเนาให้ใครทราบบ้าง เป็นการประสานงาน แล้วบันทึกไว้ในร่างด้วย การอ้างเท้าความต้องพิจารณาว่า เรื่องที่จะร่างนี้ผู้รับหนังสือทราบมาก่อนหรือไม่ ถ้าเคยทราบมาก่อนแล้วความตอนใดที่เป็นเหตุก็ย่อลงได้ หรือถ้าเป็นการตอบหนังสือที่ผู้รับมีมา ข้อความที่เป็นเหตุเพียงแต่อ้างชื่อเรื่องก็พอ การร่างหนังสือไม่ว่าจะร่างถึงผู้ใดก็ตาม ให้ใช้ถ้อยคำสุภาพ และสมกับฐานะของผู้รับ ถ้าเป็นการปฏิเสธคำขอควรแจ้งเหตุผลในการที่ต้องปฏิเสธให้ผู้ขอเข้าใจ
การร่างหนังสือที่มีลักษณะเป็นการสั่งการ ไม่ว่าจะเป็นหนังสือสั่งการตามระเบียบหรือร่างเป็นหนังสือราชการประเภทอื่น ต้องมีข้อตกลงอันเป็นเหตุเป็นผลเช่นเดียวกับการใช้คำต้องให้รัดกุมอย่าเปิดช่องให้ตีความได้หลายนัย ซึ่งอาจทำให้เกิดการเข้าใจผิด และควรใช้ถ้อยที่ผู้รับคำสั่งสามารถปฏิบัติได้เพื่อให้คำสั่งนั้นได้ผลสมความ
มุ่งหมาย ข้อความที่เป็นเหตุในคำสั่งจะมีประโยชน์ในการช่วยแสดงเจตนารมณ์ของการสั่งให้ชัด เพื่อสะดวกในการตีความเมื่อจำเป็นและทำให้ผู้ปฏิบัติรู้ความหมายชัดช่วยให้ปฏิบัติได้ถูกต้องและอาจพิจารณาแก้ไขปัญหาได้เมื่อมีอุปสรรค ก่อนร่างควรพิจารณาค้นคว้าว่ามีกฎหมายให้อำนาจสั่งการได้แล้วประการใด คำสั่งต้องไม่ขัดกับกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ ถ้าขัดกับคำสั่งเก่าต้องยกเลิกคำสั่งเก่าเสียก่อน การร่างหนังสือประชาสัมพันธ์ เช่น ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว จะต้องร่างตามแบบที่กำหนดไว้ ส่วนข้อความต้องสมเหตุสมผล เพื่อให้ผู้อ่านนึกคิดคล้อยตามเจตนาที่ต้องการ อย่าให้มีข้อขัดแย้งกันในฉบับนั้น หรือขัดแย้งกับฉบับก่อนเว้นแต่เป็นการแถลงแก้ ทั้งนี้ ควรใช้ถ้อยคำสุภาพ

ดังนั้น เพื่อความสะดวกในการเขียนร่าง ผู้บังคับบัญชาอาจกำหนดตัวอย่างให้ถือเป็นแนวทางปฏิบัติได้ แต่เพื่อการประหยัด กระดาษร่างจะใช้กระดาษที่มีอยู่ แม้แต่กระดาษที่พิมพ์แล้วหน้าหนึ่งและไม่ใช้ อาจใช้อีกหน้าหนึ่งเป็นกระดาษร่างหนังสือก็ได้ไม่จำเป็นต้องใช้แบบกระดาษร่างโดยเฉพาะ ผู้ร่างควรเขียนให้ชัดเจน อ่านง่าย เพื่อความสะดวกในการตรวจแก้ร่างก่อนพิมพ์ ถ้าจำเป็นจะเขียนบรรทัดหนึ่งเว้นบรรทัดหนึ่งก็ได้ การเขียนให้เว้นเนื้อที่ของด้านหน้าบรรทัดประมาณ 2.5 เซนติเมตร ด้านหลังบรรทัดประมาณ 2 เซนติเมตร เพื่อใช้เป็นที่สำหรับเขียนคำแนะนำในการพิมพ์
เมื่อร่างเสร็จให้เสนอตัวร่างและเรื่องประกอบที่สมบูรณ์ขึ้นไปให้ผู้บังคับบัญชาตรวจร่างและพิจารณาสั่งพิมพ์
เมื่อได้พิมพ์หนังสือฉบับนั้นและตรวจถูกต้องแล้ว ไม่จำเป็นต้องเก็บรักษากระดาษร่างไว้ เว้นแต่เรื่องสำคัญควรเก็บไว้ประกอบเรื่อง
6. หลักการเขียนจดหมายราชการ
จดหมายราชการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณเรียกว่า “หนังสือภายนอก”
หมายถึง หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ หรือจากหน่วยราชการหนึ่งมีไปถึงหน่วยราชการอื่น อาจจะมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกเป็นหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑ ก่อนเขียนจดหมายราชการทุกครั้ง จะต้องคำนึงถึง เขียนเรื่องอะไร เขียนถึงใคร เขียนทำไม เขียนอย่างไร เขียนเรื่องอะไร นั้น เพื่อให้ตรงเป้าหมาย ได้สาระครบถ้วนตามที่ประสงค์ โดยการแจ้งและย่อเรื่อง ลงหัวเรื่องของจดหมายได้รัดกุมถูกต้อง จัดวรรคตอนให้ชัดเจนหากมีหลายกรณีที่จะกล่าวถึงในจดหมายฉบับเดียวกัน เขียนถึงใคร การเขียนถึงใครนั้น เพื่อจะได้ใช้คำขึ้นต้นสรรพนาม คำลงท้าย ถ้อยคำ สำนวน เหมาะสมกับผู้รับจดหมาย เขียนอย่างไร การเขียนจดหมายราชการนั้นเป็นสื่อความต้องการ และความสัมพันธ์อันดีแล้ว นอกจากเป็นเอกสารอ้างอิงเป็นหลักฐานได้เวลานาน การเขียนจดหมายราชการ ต้องใช้กระดาษตราครุฑ (กระดาษขาว 60 กรัม ขนาด 21 มล.x297 มล) พิมพ์ครุฑขนาดตัวครุฑสูง 3 ซม. ด้วยหมึกสีดำ ส่วนต่าง ๆ ของจดหมายราชการ แยกเป็น 4 ส่วน คือ
1. หัวเรื่อง
2. เนื้อเรื่อง
3. จุดประสงค์ของเรื่อง
4. ท้ายเรื่อง



ข้อสังเกต - ในการเขียนหนังสือราชการถ้าไม่ได้อ้างถึงเรื่องที่เคยติดต่อกันมาก่อนจะ ใช้คำขึ้นต้นว่า ”ด้วย” “เนื่องจาก” จะไม่มีคำว่า “นั้น” ในท้ายวรรค - ส่วนการเขียนหนังสือราชการที่มีการอ้างเรื่องเดิมที่เคยติดต่อกันมาจะใช้คำขึ้นต้นว่า “ตาม…..และลงท้ายวรรคด้วยคำว่า “นั้น” เสมอ ข้อควรระวัง ในการเขียนหนังสือราชการที่ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ตาม…นั้น” มิให้ต่อความในวรรค 2 ด้วย “จึง” เป็นอันขาด เพราะการเขียนขึ้นต้นด้วย “ตาม…นั้น” เป็นการท้าวความเดิมเท่านั้น ไม่ใช่เป็นการอ้างเหตุผล บังคับให้ทำตาม ข้อผิดพลาด ที่มักจะเกิดขึ้นของการเขียนหนังสือราชการ
1. เขียนอักษรย่อของส่วนราชการผิด หรือเขียนชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือไม่ชัดเจน
2. เลือกใช้ชนิดของหนังสือไม่ถูกต้อง เช่น ติดต่อภายในกระทรวงฯ เดียวกันจะต้องใช้กระดาษบันทึก ก็จะใช้ครุฑ
3. วางรูปแบบหนังสือสลับที่ เช่น เรื่อง กับ เรียน จะสลับที่กัน
4. เขียนคำว่าอ้างถึงกับสิ่งที่ส่งมาด้วย ทั้งที่ไม่มีความจำเป็นที่จะใช้ เช่น ไม่มีสิ่งที่ส่งมาด้วย ก็ใส่ หรือไม่ต้องมีการอ้างถึงก็อ้าง
5. เขียนข้อความไม่ชัดเจนวกไปวนมาจนผู้รับไม่เข้าใจ และไม่สามารถที่จะปฏิบัติตามได้
6. เขียนคำขึ้นต้น และคำลงท้าย ไม่ถูกต้องตามฐานะของผู้รับ
7. ไม่เขียนชื่อเต็มไว้ในวงเล็บใต้ลายมือชื่อของผู้ออกหนังสือ ทำให้ผู้เขียนไม่ทราบว่าเป็นหนังสือของใคร ลายมือชื่อใคร
8. อักษรย่อประจำกระทรวง กรม จังหวัด รวมทั้งหนังสือเวียนที่ใช้ “ว” จะไม่มีจุด สาเหตุที่
ระเบียบฯ กำหนดไม่ให้ใส่จุด เพราะถ้าเขียนด้วยมือจุดอาจจะกลายเป็นตัวเลขได้
7. การเขียนและการพิมพ์
การเขียนและการพิมพ์ หมายถึง การทำให้เกิดลายลักษณ์อักษรเป็นข้อความบนกระดาษ การเขียน ส่วนใหญ่จะใช้ในการร่างหนังสือ จดรายงานการประชุมและใช้ในกรณีที่ส่วนราชการไม่มีเครื่องพิมพ์ดีด ลักษณะการเขียนทั่วไปจะต้องเขียนให้อ่านและเข้าใจง่าย เอกสารบางลักษณะที่ต้องเขียนเป็นแบบพิเศษ เช่น งานอาลักษณ์ ต้องใช้ลายมือและตัวเขียนโดยเฉพาะ
การพิมพ์ หมายถึง การพิมพ์โดยใช้เครื่องพิมพ์ ปกติแล้วงานใดที่เป็นเอกสารทั่ว ๆ ไป สามารถใช้
เครื่องพิมพ์ดีด เพื่อให้อ่านง่ายและสามารถทำสำเนาได้ง่าย

ผู้พิมพ์ควรมีความระมัดระวังในการพิมพ์ กล่าวคือ พิมพ์ไม่ตก มีความรู้ในตัวสะกด การันต์ ตัวย่อ และควรมีความรู้รอบตัวนอกเหนือจากการพิมพ์หนังสืออีก เช่น เข้าใจข้อความในหนังสือนั้น จัดวรรคตอนได้ถูกต้องเมื่อจำเป็น รู้หลักภาษา รู้แบบ หนังสือราชการ ชื่อส่วนราชการ ชื่อและตำแหน่งในวงราชการ รู้จักและอ่านลายมือผู้ร่างที่เกี่ยวข้องได้ดี พิจารณาการใช้กระดาษ วางรูปหนังสือ สามารถจัดลำดับและแบ่งงานให้เหมาะสม และรู้จักรักษาเครื่องพิมพ์ดีดให้สะอาดอยู่ในสภาพที่ใช้การได้อยู่เสมอ การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย มีหลักเกณฑ์การพิมพ์ดังนี้
1. การพิมพ์หนังสือราชการที่ต้องใช้กระดาษตราครุฑ แต่ให้มีคุณภาพเช่นเดียวหรือใกล้เคียง กับแผ่นแรก
2. การพิมพ์หัวข้อต่าง ๆ ให้เป็นไปตามแบบหนังสือที่กำหนดไว้ในระเบียบ
3. การพิมพ์ 1 หน้ากระดาษ ขนาด เอ 4 โดยปกติให้พิมพ์ 25 บรรทัด บรรทัดแรกของกระดาษ อยู่ห่างจากขอบกระดาษด้านบนประมาณ 5 เซนติเมตร
4. การกั้นระยะในการพิมพ์
4.1 ในบรรทัดหนึ่งให้ตั้งจังหวะเคาะของพิมพ์ดีดไว้ 70 จังหวะเคาะ
4.2 ให้ขั้นระยะห่างจากขอบกระดาษด้านซ้ายมือ ประมาณ 3 เซนติเมตร เพื่อความสะดวก ในการเก็บเข้าแฟ้ม
4.3 ตัวอักษรสุดท้ายควรห่างจากขอบกระดาษด้านขวาไม่น้อยกว่า 2 เซนติเมตร
5. ถ้าคำสุดท้ายของบรรทัดมีหลายพยางค์ไม่สามารถพิมพ์จบคำในบรรทัดเดียวกันได้ให้ใช้เครื่องหมาย ยัติภังค์ (-) ระหว่างพยางค์
6. การย่อหน้าซึ่งใช้ในกรณีที่จบประเด็นแล้ว จะมีการขึ้นข้อความใหม่ให้เว้นห่างจากระยะ กั้นหน้า 10 จังหวะ
7. การเว้นบรรทัดโดยทั่วไปจะต้องเว้นบรรทัดให้ส่วนสูงสุดของตัวพิมพ์และส่วนต่ำสุดของตัว พิมพ์ไม่ทับกัน
8. การเว้นวรรค
8.1 การเว้นวรรค โดยทั่วไป เว้น 2 จังหวะเคาะ
8.2 การเว้นวรรคระหว่างหัวข้อเรื่องกับเรื่องให้เว้น 2 จังหวะเคาะ
8.3 การเว้นวรรคในเนื้อหา เรื่องที่พิมพ์มีเนื้อหาเดียวกัน ให้เว้น 1 จังหวะ ถ้าเนื้อหาต่างกัน
ให้เว้น 2 จังหวะเคาะ
9. การพิมพ์หนังสือที่มีหลายหน้า ต้องพิมพ์เลขหน้า โดยให้พิมพ์ตัวเลขหน้ากระดาษไว้ระหว่าง เครื่องหมายยัติภังค์(-) ที่กึ่งกลางด้านบนของกระดาษ ห่างจากขอบกระดาษทางซ้ายมาประมาณ 3 เซนติเมตร

10. การพิมพ์หนังสือที่มีความสำคัญ และมีจำนวนหลายหน้า ให้พิมพ์คำต่อเนื่องของข้อความที่
จะยกไปพิมพ์หน้าใหม่ไว้ด้านล่างทางมุมขวาของหน้านั้น ๆ แล้วตามด้วย…(จุด 3 จุด) โดยปกติให้เว้นระยะห่าง จากบรรทัดสุดท้าย 3 ระยะบรรทัดพิมพ์ และควรจะต้องมีข้อความของหนังสือเหลือไปพิมพ์ในหน้าสุดท้ายอย่าง
น้อย 2 บรรทัด ก่อนพิมพ์คำลงท้าย
8. การทำสำเนาหนังสือ
สำเนาหนังสือ คือเอกสารที่จัดทำขึ้นเหมือนต้นฉบับไม่ว่าจะจัดทำจากต้นฉบับ สำเนาคู่ฉบับ หรือจากสำเนาอีกชั้นหนึ่ง ในกรณีมีความจำเป็นต้องใช้เอกสารราชการนั้น ๆ เพิ่มขึ้น และเอกสารเหล่านั้นไม่ได้จัดทำไว้หลายฉบับ จำเป็นต้องจัดทำสำเนาขึ้นเพื่อให้เป็นหลักฐานในการประกอบการพิจารณาของทางราชการ การทำสำเนาอาจทำได้หลายวิธี ดังนี้
1. วิธีคัดลอกออกจากต้นฉบับ คำต่อคำ ให้ถูกต้องกับต้นฉบับเดิม
2. วิธีถอดหรือจัดทำพร้อมต้นฉบับ เช่น พิมพ์ต้นฉบับพร้อมสำเนาเดิมการใช้กระดาษคาร์บอน
3. วิธีถ่ายจากต้นฉบับ เช่น การถ่ายด้วยเครื่องถ่ายเอกสาร
4. วิธีส่งภาพเอกสารด้วยเครื่องมือสื่อสาร เช่น โทรสาร
5. วิธีอัดสำเนา ด้วยการทำให้หมึกที่กระดาษไขต้นฉบับติดที่กระดาษสำเนา
สำเนาแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
1. “สำเนาคู่ฉบับ” เป็นสำเนาที่จัดทำพร้อมกับต้นฉบับ และเหมือนต้นฉบับ ผู้ลงลายมือชื่อใน ต้นฉบับจะลงลายมือชื่อ หรือลายมือชื่อย่อไว้ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์และผู้ตรวจลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อไว้ที่ข้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือ ในกรณีที่มีการลงชื่อในกระดาษไข ให้เจ้าหน้าที่เจ้าของเรื่องลงลายมือชื่อกำกับในสำเนาคู่ ฉบับไว้เป็นหลักฐาน
2. “สำเนา” เป็นสำเนาที่ส่วนราชการหรือเจ้าหน้าที่จัดทำขึ้น สำเนานี้อาจทำขึ้นด้วยการ ถ่าย คัด อัดสำเนา หรือด้วยวิธีอื่นใด สำเนาชนิดนี้โดยปกติต้องมีการรับรอง การรับรองสำเนา ให้มีคำรับรองว่า “สำเนาถูกต้อง” และให้เจ้าหน้าที่ตั้งแต่ระดับ 2 หรือเทียบเท่าขึ้นไป ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องที่ทำสำเนานั้น ลงลายมือชื่อรับรองพร้อมทั้งลงชื่อตัวบรรจง ตำแหน่ง และวัน เดือน ปี ที่รับรอง และโดยปกติให้มีคำว่า “สำเนา” ไว้ที่กึ่งกลางหน้า เหนือบรรทัดแรกของสำเนาหนังสือด้วย

ตัวอย่าง
สำเนาถูกต้อง
ลงชื่อ ดวงดี เจริญผล
(นายดวงดี เจริญผล)
เจ้าหน้าที่ธุรการ 2
1 มกราคม 2541
9. หนังสือเวียน
หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผู้รับจำนวนมาก มีใจความอย่างเดียวกันให้เพิ่มรหัสพยัญชนะ “ว” หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ซึ่งจะกำหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่ 1 เรียงเป็นลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน หรือจะใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกก็ได้

แนวข้อสอบงานสารบรรณ ตำแหน่งเจ้าพนักงานธุรการ
1.Question : การเก็บหนังสือแบ่งออกเป็น 3 อย่าง ข้อใดไม่ใช่วิธีการเก็บหนังสือ 1 ใน 3 อย่างดังกล่าว

Answer 1 : การเก็บก่อนปฏิบัติ

Answer 2 : การเก็บระหว่างปฏิบัติ

Answer 3 : การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว

Answer 4 : การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ

2.Question : ซองหนังสือราชการมีกี่ขนาด

Answer 1 : 2

Answer 2 : 3

Answer 3 : 4

Answer 4 : 5

3.Question : ตามที่ได้มีช่อง “การปฏิบัติ” ไว้ในทะเบียนรับ-ส่ง หนังสือนั้น เพื่อประโยชน์อะไร

Answer 1 : เพื่อให้ทราบว่าหนังสือนั้นใครเป็นผู้ส่งมา

Answer 2 : เพื่อให้ทราบว่าหนังสือนั้นจะต้องส่งไปที่ไหน

Answer 3 : เพื่อให้ทราบว่าหนังสือนั้นควรจะต้องปฏิบัติอย่างไร

Answer 4 : เพื่อให้ทราบว่าหนังสือนั้นได้มีการปฏิบัติการไปแล้วเพียงใด

4.Question : ข้อใดไม่มีกำหนดไว้ในทะเบียนงานสารบรรณ

Answer 1 : ทะเบียนรับ

Answer 2 : ทะเบียนจ่าย

Answer 3 : ทะเบียนส่ง

Answer 4 : ทะเบียนเก็บ

5.Question : (ชื่อส่วนราชการ)เลขรับ……………………………..วันที่……………………………….เวลา……………………………….คืออะไร Answer 1 : ใบรับหนังสือ

Answer 2 : ทะเบียนหนังสือรับ

Answer 3 : ตราประทับสำหรับลงรับหนังสือ

Answer 4 : ตราประทับสำหรับส่งหนังสือ

6.Question : การเสนอหนังสือที่ดีควรปฏิบัติอย่างไร

Answer 1 : ต้องเสนอเรื่องที่ไม่มีปัญหาก่อนเสมอ

Answer 2 : ต้องเสนอเรื่องสำคัญก่อนเรื่องอื่นๆ

Answer 3 : ต้องแยกเรื่องเสนอเป็นประเภทๆ ไป

Answer 4 : ต้องเรียงลำดับเรื่องเสนอก่อน-หลัง ตามวัน เดือน ปี ที่ได้รับ

7.Question : การเสนอหนังสือคืออะไร

Answer 1 : การนำหนังสือไปส่งให้ผู้รับ

Answer 2 : การส่งหนังสือออกจากส่วนราชการ

Answer 3 : การสรุปใจความสำคัญในหนังสือเสนอให้ผู้บังคับบัญชาทราบ

Answer 4 : การนำหนังสือที่ดำเนินการชั้นเจ้าหน้าที่แล้วเสนอต่อผู้บังคับบัญชา

8.Question : เหตุใดจึงต้องให้มีการร่างหนังสือก่อนพิมพ์

Answer 1 : ต้องการให้เจ้าของเรื่องได้เห็นต้นร่างก่อน

Answer 2 : ต้องการดูว่าใจความจะยาวหรือสั้นเพียงใด

Answer 3 : ต้องการให้ผู้ร่างหนังสือมีงานทำและร่างหนังสือด้วยความระมัดระวัง

Answer 4 : ต้องการให้มีการตรวจแก้ให้เหมาะสมตามระเบียบแบบแผนก่อน

9.Question : การร่างหนังสือคืออะไร

Answer 1 : การพิมพ์หรือเขียนอย่างย่อๆ

Answer 2 : การกำหนดโครงร่างหนังสืออย่างคร่าวๆ

Answer 3 : การเขียนหนังสือด้วยลายมือของตนเอง

Answer 4 : การเรียบเรียงชั้นต้นตามเรื่องที่ต้องการติดต่อ

10.Question : ข้อใดใน 4 ข้อต่อไปนี้ ให้ปฏิบัติเป็นรายการสุดท้ายในการรับหนังสือ

Answer 1 : ลงทะเบียนรับหนังสือ

Answer 2 : ประทับตรารับหนังสือ

Answer 3 : เปิดผนึกซองและตรวจเอกสาร

Answer 4 : ส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดำเนินการ

11.Question : ข้อใดอาจช่วยให้หนังสือราชการมีใจความแจ่มชัด

Answer 1 : การใช้ภาษาที่ง่าย สั้น แต่ได้ใจความดี

Answer 2 : การแยกแยะใจความออกเป็นข้อๆ หรือตอนๆ

Answer 3 : การเท้าความถึงเรื่องที่เคยติดต่อกันมา

Answer 4 : ถูกทั้ง ก. ข. และ ค.

12.Question : การร่างหนังสือราชการต้องระวังเกี่ยวกับเรื่องต่างๆ หลายเรื่อง เรื่องใดต่อไปนี้จำเป็นน้อยมาก

Answer 1 : แบบฟอร์ม

Answer 2 : ใจความ

Answer 3 : วรรคตอน

Answer 4 : ตัวสะกดการันต์

13.Question : การเขียนหรือพิมพ์ (หรือประทับตรา) คำว่าด่วน หรือด่วนมาก จะต้องเขียนหรือพิมพ์ (หรือประทับตรา) ไว้ตรงส่วนใดของหนังสือ Answer 1 : ท้ายหนังสือ

Answer 2 : ให้เห็นได้ชัด

Answer 3 : บนหัวหนังสือ

Answer 4 : ตรงไหนก็ได้

14.Question : หนังสือราชการที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติด แบ่งเป็นกี่ประเภท

Answer 1 : 4

Answer 2 : 3

Answer 3 : 2

Answer 4 : ประเภทเดียว

15.Question : ข้อความสุดท้ายของรายงานการประชุมควรจะเป็นอะไร

Answer 1 : เวลาเลิกประชุม

Answer 2 : ผู้จดรายงานการประชุม
Answer 3 : ผู้ตรวจรายงานการประชุม
Answer 4 : วัน เดือน ปี และสถานที่ประชุม
16.Question : ข้อความที่บันทึกในรายงานการประชุมมักเริ่มต้นด้วยอะไร
Answer 1 : ประธานกล่าวเปิดประชุม
Answer 2 : บอกเรื่องที่จะประชุม
Answer 3 : การรับรองรายงานการประชุมครั้งก่อน
Answer 4 : การอ่านรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว
17.Question : การเก็บหนังสือราชการปกติจะต้องเก็บรักษาไว้กี่ปี
Answer 1 : 5 ปี
Answer 2 : 10 ปี
Answer 3 : 15 ปี
Answer 4 : 20 ปี
18.Question : การจ่าหน้าซองหนังสือราชการ ให้พิจารณาว่าข้อความที่กล่าวในแต่ละข้อนั้น หากจะเขียนหรือพิมพ์ลงบนหน้าซองจะต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ตรงส่วนใดของซอง "ด่วนมาก"
Answer 1 : ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ด้านบนซ้าย
Answer 2 : ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ตรงกลางด้านบน
Answer 3 : ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ด้านล่างซ้าย
Answer 4 : ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ตรงกลางซอง
19.Question : การจ่าหน้าซองหนังสือราชการ ให้พิจารณาว่าข้อความที่กล่าวในแต่ละข้อนั้น หากจะเขียนหรือพิมพ์ลงบนหน้าซองจะต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ตรงส่วนใดของซอง "ชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง"
Answer 1 : ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ด้านบนซ้าย
Answer 2 : ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ตรงกลางด้านบน
Answer 3 : ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ด้านล่างซ้าย
Answer 4 : ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ตรงกลางซอง
20.Question : การจ่าหน้าซองหนังสือราชการ ให้พิจารณาว่าข้อความที่กล่าวในแต่ละข้อนั้น หากจะเขียนหรือพิมพ์ลงบนหน้าซองจะต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ตรงส่วนใดของซอง "คำขึ้นต้น ชื่อผู้รับ"
Answer 1 : ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ด้านบนซ้าย
Answer 2 : ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ตรงกลางด้านบน
Answer 3 : ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ด้านล่างซ้าย
Answer 4 : ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ตรงกลางซอง
21.Question : การจ่าหน้าซองหนังสือราชการ ให้พิจารณาว่าข้อความที่กล่าวในแต่ละข้อนั้น หากจะเขียนหรือพิมพ์ลงบนหน้าซองจะต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ตรงส่วนใดของซอง "เลขที่หนังสือออก"
Answer 1 : ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ด้านบนซ้าย
Answer 2 : ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ตรงกลางด้านบน
Answer 3 : ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ด้านล่างซ้าย
Answer 4 : ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ตรงกลางซอง
22.Question : การพิมพ์หมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่องนั้น ให้พิมพ์ไว้ตรงส่วนไหน
Answer 1 : มุมกระดาษด้านล่างขวา
Answer 2 : กลางหน้ากระดาษด้านบนขวา
Answer 3 : ใต้ชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
Answer 4 : ตรงไหนก็ได้
23.Question : หนังสือราชการที่เป็นต้นฉบับ (ตัวจริง) จะมีรูปครุฑไว้ตรงส่วนใดของหนังสือ
Answer 1 : ด้านบนขวา
Answer 2 : ด้านล่างซ้าย
Answer 3 : กลางหน้ากระดาษด้านบนสุด
Answer 4 : ตรงส่วนใดก็ได้ขอให้เห็นเด่นชัด
24.Question : การพิมพ์ชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องที่ออกหนังสือให้พิมพ์ไว้ส่วนใดของหนังสือราชการ
Answer 1 : ริมกระดาษด้านบนขวา
Answer 2 : ริมกระดาษด้านบนซ้าย
Answer 3 : ริมกระดาษด้านล่างซ้าย
Answer 4 : กลางหน้ากระดาษด้านบนสุด
25.Question : การเซ็นชื่อรับรองสำเนาหนังสือ ผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องตั้งแต่ระดับใดขึ้นไปเป็นผู้ลงนามรับรองที่ชอบด้วยระเบียบงานสารบรรณ
Answer 1 : ระดับ 2
Answer 2 : ระดับ 3
Answer 3 : ระดับ 4
Answer 4 : ระดับ 5
26.Question : หนังสือต่อไปนี้ มีหนังสือประเภทใดที่ต้องเก็บรักษาไว้ตลอดไป
Answer 1 : หนังสือที่เกี่ยวกับความลับ
Answer 2 : หนังสือที่มีหลักฐานการโต้ตอบ
Answer 3 : หนังสือที่เกี่ยวกับสถิติ หลักฐาน
Answer 4 : หนังสือสำนวนการสอบสวน
27.Question : ตามระเบียบงานสารบรรณ หนังสือราชการที่จัดทำขึ้นจะต้องทำ……..อย่างน้อย 1 ฉบับ
Answer 1 : สำเนาต้นฉบับ
Answer 2 : สำเนาคู่ฉบับ
Answer 3 : สำเนาซ้ำฉบับ
Answer 4 : ไม่ใช่ทั้ง ก. ข. และ ค.
28.Question : หนังสือราชการที่มีคำว่า "ด่วน"ผู้มีหน้าที่ดำเนินการจะต้องปฏิบัติอย่างไร
Answer 1 : ปฏิบัติเร็วที่สุด
Answer 2 : ปฏิบัติโดยเร็ว
Answer 3 : ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้
Answer 4 : ปฏิบัติเร็วตามกำหนดเวลา
29.Question : หนังสือประทับตรา ผู้ใดมีอำนาจในการลงชื่อกำกับ
Answer 1 : เจ้าหน้าที่ระดับ 2 ขึ้นไป
Answer 2 : หัวหน้าแผนก
Answer 3 : หัวหน้าฝ่าย
Answer 4 : หัวหน้ากองหรือผู้ได้รับมอบหมาย
30.Question : รายงานการประชุมจัดอยู่ในหนังสือราชการชนิดใด
Answer 1 : หนังสือภายใน
Answer 2 : หนังสือสั่งการ
Answer 3 : หนังสือประชาสัมพันธ์
Answer 4 : หนังสือที่เจ้าหน้าที่จัดทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
31.Question : หนังสือประทับตราจะมีความสมบูรณ์พร้อมที่จะส่งออกได้ จะต้อง…
Answer 1 : ประทับตราให้ถูกที่สุด
Answer 2 : ระบุตัวผู้รับให้ชัดเจน
Answer 3 : มีคำว่าหนังสือประทับตรา
Answer 4 : มีผู้ลงชื่อกำกับตราที่ประทับตามระเบียบ
32.Question : วันเดือน ปี ที่ออกหนังสือในหนังสือประทับตรา ให้พิมพ์ไว้ตรงส่วนไหนในหนังสือ
Answer 1 : ใต้รูปครุฑ
Answer 2 : ได้ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก A
nswer 3 : ไม่มีการลงวัน เดือนปี ในหนังสือชนิดนี้
Answer 4 : ผิดทุกข้อ
33.Question : หนังสือราชการที่มีคำว่า “ด่วนมาก” ผู้มีหน้าที่ดำเนินการจะต้องปฏิบัติอย่างไร
Answer 1 : ปฏิบัติตามกำหนดเวลา
Answer 2 : ปฏิบัติโดยเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้
Answer 3 : ปฏิบัติโดยเร็ว
Answer 4 : ปฏิบัติทันที
34.Question : บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบทั่วกัน
Answer 1 : แถลงการณ์
Answer 2 : ข้อบังคับ
Answer 3 : คำสั่ง
Answer 4 : ไม่ใช่ทั้ง 1. 2. และ 3.
35.Question : บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย
Answer 1 : แถลงการณ์
Answer 2 : ข้อบังคับ
Answer 3 : คำสั่ง
Answer 4 : ไม่ใช่ทั้ง 1. 2. และ 3.
36.Question : บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์ หรือกรณีใดๆ ให้ทราบชัดเจน
Answer 1 : แถลงการณ์
Answer 2 : ข้อบังคับ
Answer 3 : คำสั่ง
Answer 4 : ไม่ใช่ทั้ง ก. ข. และ ค.
37.Question : บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมาย
Answer 1 : แถลงการณ์
Answer 2 : ข้อบังคับ
Answer 3 : คำสั่ง
Answer 4 : ไม่ใช่ทั้ง ก. ข. และ ค.
38.Question : แถลงการณ์ เป็นหนังสือประเภทใด
Answer 1 : ประทับตรา
Answer 2 : สั่งการ
Answer 3 : ประชาสัมพันธ์
Answer 4 : เจ้าหน้าที่จัดทำขึ้น
39.Question : หนังสือประทับตราใช้กระดาษชนิดใด
Answer 1 : ใช้กระดาษตราครุฑ
Answer 2 : ใช้กระดาษบันทึก
Answer 3 : ใช้ประดาษอัดสำเนา
Answer 4 : ไม่มีข้อกำหนดแน่นอน
40.Question : ข้อใดเป็นลักษณะของหนังสือภายใน
Answer 1 : หนังสือที่ส่งไปโดยไม่บรรจุซอง
Answer 2 : หนังสือที่มีไปมา ระหว่างส่วนราชการต่างกระทรวง
Answer 3 : หนังสือติดต่อระหว่างบุคคลภายนอกด้วยกัน
Answer 4 : ไม่มีข้อถูก
41.Question : หนังสือทีใช้ประทับตราใช้ในกรณีใดบ้าง
Answer 1 : ขอทราบรายละเอียดเพิ่มเติม
Answer 2 : การเตือนเรื่องที่ค้าง
Answer 3 : ส่งสิ่งของ เอกสาร สำเนา
Answer 4 : ถูกทั้งข้อ ก. ข. และ ค.
42.Question : หนังสือภายนอกกับหนังสือภายในต่างกันในข้อใด
Answer 1 : แบบฟอร์ม
Answer 2 : การเก็บหนังสือ
Answer 3 : ผู้ส่งและผู้รับ
Answer 4 : การลงทะเบียนรับ-ส่ง
43.Question : หนังสือภายในเป็นหนังสืออย่างไร
Answer 1 : ติดต่อภายในกระทรวงเดียวกัน
Answer 2 : ติดต่อภายในกรมเดียวกัน
Answer 3 : ติดต่อภายในจังหวัดเดียวกัน
Answer 4 : ถูกทั้งข้อ ก. ข. และ ค.
44.Question : ข้อใดต่อไปนี้อาจไม่มีในหนังสือราชการ
Answer 1 : เรื่อง
Answer 2 : วัน เดือน ปี ที่ออกหนังสือ
Answer 3 : คำขึ้นต้นและคำลงท้าย
Answer 4 : อ้างถึงและสิ่งที่ส่งมาด้วย
45.Question : หนังสือที่มีไปมา ระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงบุคคลภายนอก จัดเป็นหนังสือประเภทใด
Answer 1 : หนังสือภายนอก
Answer 2 : หนังสือภายใน
Answer 3 : หนังสือประทับตรา
Answer 4 : หนังสือประชาสัมพันธ์
46.Question : ลักษณะในข้อใดที่เหมาะสำหรับผู้ปฏิบัติงานสารบรรณ
Answer 1 : มีความรู้ภาษาไทย
Answer 2 : มีความสุขุม ละเอียด รอบคอบ
Answer 3 : ปฏิบัติงานด้วยความรวดเร็ว ถูกต้อง
Answer 4 : ถูกทั้ง ก. ข. และ ค. ประกอบกัน
47.Question : งานสารบรรณมีประโยชน์ต่อราชการอย่างไร
Answer 1 : ทำให้งานสะดวก รวดเร็ว
Answer 2 : ประหยัดแรงงานและเวลา
Answer 3 : ทำให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพสูง
Answer 4 : ถูกทุกข้อ
48.Question : หนังสือราชการคืออะไร
Answer 1 : เอกสารทุกชนิดที่พิมพ์ถูกต้องตามกฎหมาย
Answer 2 : เอกสารที่เป็นหลักฐานในทางราชการ
Answer 3 : เอกสารที่มีไปถึงผู้ดำรงตำแหน่งในราชการ
Answer 4 : เอกสารที่ทางราชการเป็นเจ้าของ
49.Question : ระเบียบงานสารบรรณที่ใช้อยู่ในปัจจุบันเริ่มใช้บังคับตั้งแต่เมื่อใด
Answer 1 : 1 มิถุนายน 2516
Answer 2 : 1 มิถุนายน 2526
Answer 3 : 1 ตุลาคม 2526
Answer 4 : 1 ธันวาคม 2527
50.Question : ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ คำว่า "งานสารบรรณ" ในที่นี้หมายความว่าอย่างไร
Answer 1 : งานรับ-ส่งและเก็บรักษาหนังสือ
Answer 2 : งานร่าง-เขียนและพิมพ์หนังสือ
Answer 3 : งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร
Answer 4 : งานที่เกี่ยวกับงานทะเบียนเอกสาร
เฉลยแนวข้อสอบงานสารบรรณ1.(1) 2.(4) 3.(4) 4.(2) 5.(3) 6.(3) 7.(3) 8.(4) 9.(4) 10.(4) 11.(4) 12.(1) 13.(2) 14.(2) 15.(2) 16.(1) 17.(2) 18.(2) 19.(3) 20.(4) 21.(1) 22.(3) 23.(3) 24.(3) 25.(1) 26.(3) 27.(2) 28.(3) 29.(4) 30.(4) 31.(4) 32.(2) 33.(3) 34.(4) 35.(3) 36.(1) 37.(2) 38.(3) 39.(1) 40.(4) 41.(4) 42.(1) 43.(4) 44.(4) 45.(1) 46.(4) 47.(4) 48.(2) 49.(2) 50.(3)

หวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะเป็นประโยชน์ต่อเพื่อนหลายๆคนนะค่ะ ไม่มากก็น้อย ขอบคุณมากค่ะที่ติดตาม แล้วจะนำเสนอมาเรื่อยๆนะค่ะ